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在很多中小企業(yè)中，采購仍然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的附屬功能。在中小企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售三個環(huán)節(jié)中，采購對企業(yè)發(fā)展的重要性往往被管理者所忽視。那么中小企業(yè)采購如何進(jìn)行采購管理呢？

中小企業(yè)需要對采購管理流程有一定的了解才能進(jìn)行采購管理。從發(fā)現(xiàn)采購需求—— 采購申請審批—— 選擇供應(yīng)商—— 貨物跟進(jìn)提醒—— 驗收貨物—— 付款及更新記錄。下面以采購管理系統(tǒng)為例，演示以下整個采購管理流程。

發(fā)現(xiàn)采購需求

采購的起點是發(fā)現(xiàn)需求。對于一般企業(yè)來說，采購是出于企業(yè)某個部門的特定需求而產(chǎn)生的。比如辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗設(shè)備；生產(chǎn)部門需要原材料等。

通常，當(dāng)企業(yè)有采購需求時，各部門根據(jù)需求提交采購申請。各部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)活動的具體人員應(yīng)清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時等。為此，各具體部門應(yīng)提出自己的采購需求計劃，并提供給各部門。采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行集中采購，以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)采購人員可以通過推來客采購管理系統(tǒng)在線提交采購申請。

采購申請審批

采購部收到《采購申請表》后，根據(jù)各方面情況制定計劃采購金額，并按權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。推來客采購管理系統(tǒng)支持合同電子簽名和電子簽名，避免了線下簽署的繁瑣審批流程，大大提高了工作效率。

選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商選擇是采購管理成功的關(guān)鍵因素。合適的供應(yīng)商可以提供合適、優(yōu)質(zhì)、數(shù)量充足、價格合理、準(zhǔn)時交貨的材料，并有良好的售后服務(wù)。但傳統(tǒng)采購中沒有供應(yīng)商監(jiān)控體系，導(dǎo)致供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊。當(dāng)遇到產(chǎn)品質(zhì)量問題時，需要需求部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商之間協(xié)商解決，所花費的時間不言而喻。

推來客采購管理系統(tǒng)擁有完整的供應(yīng)商管理體系，以表格的形式呈現(xiàn)供應(yīng)商的基本信息，并配備供應(yīng)商績效評價系統(tǒng)。企業(yè)有具體的績效評價指標(biāo)，用戶可以根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行評級。通過完善的供應(yīng)商評價體系，方便為企業(yè)匹配最合適的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看。通過供應(yīng)商績效評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)模化、長期合作，為采購奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

貨物跟催

采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商后，配送中心應(yīng)對貨物進(jìn)行跟蹤或加急。有的公司甚至有專職跟蹤催交人員。跟蹤是對采購訂單的例行跟蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行發(fā)貨承諾。跟蹤還有利于及時發(fā)現(xiàn)采購中的問題，如產(chǎn)品質(zhì)量、運輸?shù)?。配送中心發(fā)現(xiàn)問題后可以及時與供應(yīng)商溝通，盡快解決問題。加急是對供應(yīng)商施加壓力，以更好地履行運輸承諾。供應(yīng)商不能履行采購協(xié)議的，配送中心應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)措施，督促其完成合同。

驗收貨物

許多配送中心都有專門的接收貨物的功能。貨物驗收的基本目的是確保訂單中購買的貨物實際到達(dá)；檢查到達(dá)的貨物是否完好；確保到貨數(shù)量與訂單數(shù)量一致；將貨物運至指定倉庫儲存或轉(zhuǎn)運。收貨時，有時會出現(xiàn)缺貨的情況。這種情況可能是運輸途中丟失造成的；也可能是運輸量不足造成的；驗收部門應(yīng)向供應(yīng)商寫出詳細(xì)的報告。

支付貨款和更新記錄

對到達(dá)的各種書面材料和數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和統(tǒng)計。貨物入庫后，必須實行對賬、付款，并對過程進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤。雙方需要建立采購信譽，對于付款等問題絕不允許出現(xiàn)拖延、拖欠的情況。

以上是中小企業(yè)采購流程及管理制度，以提高公司采購效率，降低采購成本，明確采購崗位職責(zé)，規(guī)范采購流程，監(jiān)督采購工作。

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