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采購是一個復(fù)雜的過程，包括請購、詢價、比價、談判、下達(dá)采購訂單、交貨管理、倉儲、對賬、開票、付款等多個流程。采購包括哪些流程？

發(fā)現(xiàn)需求

采購的起點(diǎn)是發(fā)現(xiàn)需求。對于一般企業(yè)來說，采購是出于企業(yè)某個部門的特定需求而產(chǎn)生的。比如辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗設(shè)備；生產(chǎn)部門需要原材料等。各部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)活動的具體人員應(yīng)清楚地了解本部門的需求：需要什么、需要多少、何時等。為此，各具體部門應(yīng)提出建議自行制定采購需求計劃并在規(guī)定時間內(nèi)提供給采購部門，由采購部門進(jìn)行集中采購，以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

編制采購計劃

采購計劃是指企業(yè)管理人員在了解市場供需、掌握企業(yè)物資消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上，對計劃期內(nèi)的物資采購活動進(jìn)行的部署和安排。它包括認(rèn)證計劃和訂單計劃兩個方面。采購計劃可分為廣義采購計劃和狹義采購計劃。廣義的采購計劃是指為保證各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的物資供應(yīng)而編制的各種采購計劃的總稱。狹義上的采購計劃是指年度采購計劃，是企業(yè)為計劃一年內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營活動中需要采購的各種物資的數(shù)量和時間而作出的安排。采購計劃是企業(yè)生產(chǎn)計劃的一部分，是企業(yè)年度計劃和目標(biāo)的組成部分。

選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商選擇是采購管理成功的關(guān)鍵因素。合適的供應(yīng)商可以提供合適、優(yōu)質(zhì)、數(shù)量充足、價格合理、準(zhǔn)時交貨的材料，并有良好的售后服務(wù)。但傳統(tǒng)采購中沒有供應(yīng)商監(jiān)控體系，導(dǎo)致供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊。當(dāng)遇到產(chǎn)品質(zhì)量問題時，需要需求部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商之間協(xié)商解決，所花費(fèi)的時間不言而喻。

采購管理系統(tǒng)擁有完整的供應(yīng)商管理系統(tǒng)，以表格的形式呈現(xiàn)供應(yīng)商的基本信息，并配備供應(yīng)商績效評價系統(tǒng)。企業(yè)有具體的績效評價指標(biāo)，用戶可以根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行評級。通過完善的供應(yīng)商評價體系，方便為企業(yè)匹配最合適的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看。通過供應(yīng)商績效評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)模化、長期合作，為采購奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

擬定采購訂單

采購訂單計劃是指根據(jù)認(rèn)證計劃進(jìn)行的實際采購清單。主要包括以下步驟：

1.準(zhǔn)備訂單計劃：（1）接收市場需求（2）準(zhǔn)備訂單環(huán)境數(shù)據(jù)（3）制定訂單計劃指令

2.評估訂單需求：（1）分析市場需求（2）確定訂單需求

3、計算訂單能力：（1）分析供應(yīng)商信息（2）計算總體訂單能力（供應(yīng)商可以供應(yīng)的數(shù)量和到貨時間）（3）計算訂單量（供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)簽單的訂單）一定時期）數(shù)量）

4、制定訂單計劃：（1）比較需求和產(chǎn)能，綜合考慮市場、銷量、訂單能力等因素，分析訂單需求的可行性，必要時調(diào)整訂單計劃。 （2）確定余額認(rèn)證方案

貨物跟催

采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商后，配送中心應(yīng)對貨物進(jìn)行跟蹤或加急。有的公司甚至有專職跟蹤催交人員。跟蹤是對采購訂單的例行跟蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行發(fā)貨承諾。跟蹤還有利于及時發(fā)現(xiàn)采購中的問題，如產(chǎn)品質(zhì)量、運(yùn)輸?shù)?。配送中心發(fā)現(xiàn)問題后可以及時與供應(yīng)商溝通，盡快解決問題。加急是對供應(yīng)商施加壓力，以更好地履行運(yùn)輸承諾。供應(yīng)商不能履行采購協(xié)議的，配送中心應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)措施，督促其完成合同。

驗收貨物

許多配送中心都有專門的接收貨物的功能。貨物驗收的基本目的是確保訂單中購買的貨物實際到達(dá)；檢查到達(dá)的貨物是否完好；確保到貨數(shù)量與訂單數(shù)量一致；將貨物運(yùn)至指定倉庫儲存或轉(zhuǎn)運(yùn)。收貨時，有時會出現(xiàn)缺貨的情況。這種情況可能是運(yùn)輸途中丟失造成的；也可能是運(yùn)輸量不足造成的；驗收部門應(yīng)向供應(yīng)商寫出詳細(xì)的報告。

支付貨款和更新記錄

貨物驗收后，采購部門根據(jù)采購協(xié)議向供應(yīng)商付款。該環(huán)節(jié)主要關(guān)注發(fā)票審核。完成以上所有步驟后，就完成了一次采購操作，最后更新采購部門的采購記錄。該工作是收集和歸檔與采購訂單相關(guān)的采購部門文件副本，并將要保存的信息轉(zhuǎn)換為相關(guān)記錄。需要保存的記錄主要包括采購訂單目錄、采購訂單檔案、采購商品檔案、供應(yīng)商歷史檔案、合同等。

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